【無料】封筒･はがきの宛名を直接印刷！長形･縦書版（Word&Excelテンプレート）

こんにちは！カピのすけです。

「封筒」や「はがき（年賀状）」の宛名をプリンタから直接印刷できるテンプレート（Word & Excel）を作りました！「送付状」も付属。全部無料でシェアします！

用意するのは、Microsoft Word（ワード）、Excel（エクセル）、プリンタ（複合機）だけ。
特別なアプリやソフト、ユーザー登録は不要です。
本テンプレートを活用して面倒な作業を瞬殺しましょう。

★テンプレートのダウンロードは本記事の末尾から★

こんな悩みをお持ちの事務担当の方はいませんか？

• 「封筒」や「はがき」の宛名を印刷したい（脱 手書き）。ラベルシールは使いたくない。
• 同時に「送付状」も作成して、印刷したい。
• 大量に宛名書きしないといけない。でも、とにかく時間がない。

そんなお悩みを、このテンプレートが全て解決します。

• 業務PCにインストールされている「Word」 と「Excel」だけで作業が完結！
• 1通の宛名から、大量の宛名まで幅広く対応！
• 様々なサイズの封筒、はがき、送付状が一つのWordファイルに含まれています。種類毎にファイルを開いて編集しなくてOK！転記ミス「ゼロ」。

フリーランス、個人事業主、中小零細企業、スタートアップのベンチャー企業は、単純作業を省略して本業に注力しないと死活問題です。国や地方自治体の方々にも使っていただると思います。

本テンプレートをぜひ活用して業務を効率化しましょう。

テンプレートの概要

• 本テンプレートは、「Wordファイル」と「Excelファイル」のセットです。両方必要です。
• Microsoft Wordの「差し込み文書」の機能を利用しています。
• 本Wordには、以下のサイズの封筒と送付状のテンプレートが含まれています。

• Excelに、送付先の郵便番号や住所などの情報を入力。Wordの「差し込み文書」でExcelのデータをリンクさせます。

【完成イメージ】封筒（長形3号）の宛名

• 郵便番号の「枠」は本テンプレートに含まれていないため、印刷されません。
• 表面の「【送付先】郵便番号」は「ハイフン（-）無し」、裏面の「【送付元】郵便番号」は「ハイフン（-）有り」で印刷されます。

【完成イメージ】はがきの宛名

• 郵便番号の「枠」は本テンプレートに含まれていないため、印刷されません。
• 表面の「【送付先】郵便番号」、裏面の「【送付元】郵便番号」はいずれも「ハイフン（-）無し」で印刷されます。

【完成イメージ】送付状（A4）

• 季節問わず年中使える文面です。
• 右上の「日付」は作成日が自動入力されます。

テンプレートの使い方

Step1：【Excel】宛名情報を入力

1. Excelファイルを開き、宛名情報を入力します。入力する情報は以下の通りです。全ての項目を入力する必要はありません。未入力の場合、その項目は何も印刷されません。
   • 「郵便番号」を入力する際、ハイフン（-）の入力は不要です。数字7桁を入力すれば、自動的にハイフン（-）が挿入されます。

• 【送付先】社名
• 【送付先】担当部署
• 【送付先】担当者
• 【送付先】敬称
• 【送付先】郵便番号
• 【送付先】おところ①
• 【送付先】おところ②
• 【送付先】在中
• 【送付先】通し番号
• 【送付先】送付内容
• 【自社】社名
• 【自社】担当部署
• 【自社】担当者
• 【自社】電話番号
• 【自社】郵便番号
• 【自社】おところ①
• 【自社】おところ②
• 【自社】メールアドレス

Step2：【Excel】印刷対象の選択

1. 印刷したい宛名データは、B列「印刷対象」のセルを「○」にします（プルダウンで「○」、「×」を選択）。
   • 選択した宛名だけを印刷できるようにしています。宛名情報をこのExcelにどんどんストックすれば後から使い回しができて便利です。

Step3：【Word】リストとの連携　宛先の選択

1. Wordファイルを開き、「差し込み文書」→「宛先の選択」→「既存のリストを使用」と進む。
   注意）
   Wordを開く際、「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。SELECT * FROM･･･」というメッセージが表示されることがあります。その場合、いったん「いいえ」を選んで下さい。
   
   
   
2. 「データファイルの選択」というメニューが出てきたら、宛名情報を入力したExcelデータを選択して「OK」。
3. 「テーブルの選択」というメニューが出てきたら「差込データ＄」を選択、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っていることを確認の上、「OK」。
   
   
   

Step4：【Word】印刷したい宛先をフィルタリング

1. 「差し込み文書」→「アドレス帳の編集」と進み、「差し込み印刷の宛先」の「フィルター」をクリック。
   
   
   
2. 「フィルターと並べ替え」の「レコードのフィルター」のタブを選択。フィールド：「印刷対象」、条件：「が値と等しい」を選択し、比較対象：に「○」を入力して「OK」。
   
   
   
3. 「印刷対象」のセルが「○」のデータがフィルターされて表示されるのを確認。「差し込み印刷の宛先」の「チェックボックス」をクリックし、チェックが入った状態に。
   
   
   
4. 「差し込み文書」→「結果のプレビュー」をクリック。「▷（次のレコード）」をクリックして、印刷したい宛先データが反映されていることを確認。
   
   
   
5. 「差し込み文書」→「完了と差し込み」→「文書の印刷」、「プリンターに差し込み」の「すべて」にチェックが入っていることを確認して「OK」。
6. 「印刷」の画面が出てくるので、使用するプリンターを選択。印刷したいテンプレートのページ番号（下部中央の青字の数字）を入力して下さい。
   • 「ヘッダー」と「フッター」の青字の説明文は「隠れ文字」です。印刷されませんのでご安心下さい（削除せず、そのままでOK！）。
     
     

スムーズに作業を進めるコツ

• 最初に「試し印刷」をすることを推奨します。特に、複合機にセットする封筒のオモテ･ウラ、セットする方向を確認しましょう。
• 封筒に「郵便番号の枠」が予め印刷されている場合、郵便番号の印字位置の微調整が必要な場合があります。上下方向の位置は、「郵便番号の枠」のテキストボックスを選択して右クリック → 「その他のレイアウトオプション」 → 「位置」 → 「垂直方向」 → 「下方向の距離」で調整できます。
  
  
  
• 「郵便番号」のハイフン（ｰ）の有り無しを変更したい場合、こちらのページが参考になります。Excel側のデータをいじるのではなく、Word側の「差し込み文書」の設定を調整すれば可能です。
  参考になるサイト）
  差込印刷で郵便番号にハイフンを入れるには？
• お使いのPC環境によっては上記の手順通りにならない場合があります。やっていることはMicrosoft Wordの「差し込み文書」の機能です。「差し込み文書」と検索して、使い方を理解されるとスムーズです。
  参考になるサイト）
  Word（ワード）で差し込み印刷のやり方！ Excelの差し込みデータで文書作成

テンプレートのダウンロードはこちらから

■■ 封筒･はがき宛名【長形･縦書版】 ■■

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