【無料配布】レターパックの宛名&送付状を一発で作成するWord&Excelテンプレート

【無料配布】レターパックの宛名&送付状を一発で作成するWord&Excelテンプレート

こんにちは!カピのすけです。 「レターパックの宛名」と「書類送付状・カバーレター」を同時に一発で作成するテンプレート(Word & Excel)を作りました!無料でシェアします!

こんな悩みを抱える事務担当の方はいませんか?

  • 「レターパックの宛名」を印刷したい(脱 手書き)。
  • 同時に「送付状」も印刷したい。
  • 「レターパックの宛名」と「送付状」が別々のWord or Excelファイルになってる。両方のファイルを開いて情報を上書き更新して印刷するのはむしろ面倒(手書きした方が早い?→悪循環)。

そんなあなたのお悩み、このテンプレートが全て解決します。

  • 事務スタッフを雇えない。
  • 専用システムを導入する余裕がない。誰もが使ってる「Word ・ Excel」で完結したい。
  • とにかく時間がない。

フリーランス、個人事業主、中小零細企業、スタートアップのベンチャー企業は、単純作業を省略して本業に注力しないと死活問題です。本テンプレートをぜひ活用して業務を効率化しましょう。

★テンプレートのダウンロードは本記事の末尾から★

テンプレートの概要

  • 本テンプレートは、「Wordファイル」と「Excelファイル」のセットです。両方必要です。
  • Microsoft Wordの「差し込み文書」の機能を利用しています。
  • Wordは、「レターパックの宛名(1ページ目)」と「送付状(2ページ目)」。いずれもA4サイズ。
  • Excelは、Wordの「差し込み文書」でリンクさせるデータの「リスト」。
  • Excelに、送付先の郵便番号や住所などの情報を入力。Wordの「差し込み文書」でExcelのデータをリンクさせ、「レターパックの宛名」と「送付状」を同時に一発で出力させます
  • なお、「レターパックの宛名」は印刷後、必要部分をハサミで切り取ってレターパック本体に糊付けしてお使い下さい。

レターパックの宛名(完成イメージ)※A4サイズで印刷

レターパックの宛名(完成イメージ)

送付状(完成イメージ)※A4サイズで印刷

  • 季節問わず年中使える文面です。
  • 右上の「日付」は作成日が自動的に入力されます。
送付状(完成イメージ)

テンプレートの使い方

Step1:【Excel】宛名情報を入力

  1. Excelファイルを開き、1件ごとに宛名情報を入力します。入力する情報は以下の通りです。全ての項目を入力する必要はありません。未入力の場合、その部分は何も印刷されません。
  • 【送付先】社名
  • 【送付先】担当部署
  • 【送付先】担当者 ※敬称不要(様)
  • 【送付先】電話番号
  • 【送付先】郵便番号
  • 【送付先】おところ①
  • 【送付先】おところ②
  • 品名(レターパック)
  • 送付内容
  • 【自社】社名
  • 【自社】担当部署
  • 【自社】担当者
  • 【自社】電話番号
  • 【自社】郵便番号
  • 【自社】おところ①
  • 【自社】おところ②
  • 【自社】メールアドレス

※2~3行目はダミーデータです。必要に応じて削除してお使い下さい。

Step2:【Excel】印刷対象の選択

  1. 印刷するデータについて、B列「印刷対象」のセルを「○」にします(プルダウンで「○」、「×」を選択できます)。
  2. 宛名情報を随時このExcelにストックでき、選択した宛名だけ印刷できるようにしています(後から使い回しが可能)。
差込文書データ
差込文書データ

Step3:【Word】リストとの連携 宛先の選択

  1. Wordファイルを開き、「差し込み文書」→「宛先の選択」→「既存のリストを使用」と進む。
    注意)
    Wordを開く際、「この文書を開くと、次のSQLコマンドが実行されます。SELECT * FROM・・・」というメッセージが表示されることがあります。その場合、いったん「いいえ」を選んで下さい。

    「差し込み文書」→「宛先の選択」
  2. 「データファイルの選択」というメニューが出てきたら、宛名情報を入力したExcelデータを選択して「OK」
  3. 「テーブルの選択」というメニューが出てきたら「差込データ$」を選択、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックが入っていることを確認の上、「OK」

    先頭行をタイトル行として使用する」にチェック

Step4:【Word】印刷対象の選択 アドレス帳の編集

  1. 「差し込み文書」→「アドレス帳の編集」と進み、「差し込み印刷の宛先」「フィルター」をクリック。

    差し込み印刷の宛先(フィルター)
  2. 「フィルターと並べ替え」「レコードのフィルター」のタブを選択。フィールド:「印刷対象」条件:「が値と等しい」を選択し、比較対象:に「○」を入力して「OK」

    レコードのフィルターの条件
  3. 「印刷対象」のセルが「○」のデータがフィルターされて表示されるのを確認。「差し込み印刷の宛先」「チェックボックス」をクリックし、チェックが入った状態に。

    差し込み印刷の宛先のチェックボックス
  4. 「差し込み文書」→「結果のプレビュー」をクリック。「▷(次のレコード)」をクリックして、印刷するデータが反映されていることを確認。

    結果のプレビュー
  5. 「差し込み文書」→「完了と差し込み」→「文書の印刷」「プリンターに差し込み」「すべて」にチェックが入っていることを確認して「OK」。「印刷」の画面が出てくるので、使用するプリンターの選択など、通常の印刷の設定を完了させて印刷

注意事項

お使いのPC環境によっては上記の手順通りとならない場合があります。やっていることはMicrosoft Wordの「差し込み文書」の通常の機能です。「差し込み文書」と検索して、通常の使い方を理解されるとスムーズです。
参考になるサイト)
Word(ワード)で差し込み印刷のやり方! Excelの差し込みデータで文書作成

テンプレートのダウンロードはこちらから

■■ レターパックライト版 ■■

■■ レターパックプラス版 ■■

参考)レターパック

「レターパックライト」と「レターパックプラス」について(日本郵便のリンク

レターパックは、A4サイズ・4kgまで全国一律料金で送れる日本郵便が提供するサービス。

  • レターパックライト(520円):対面配達
  • レターパックプラス(370円):郵便受けに投函

レターパックの追跡(日本郵便のリンク